Préambule
La présente politique de confidentialité a pour objet de préciser les principes et les procédures concernant la confidentialité des dossiers et des informations personnelles du personnel, autant les membres du personnel rémunéré que bénévole, et des personnes participantes de l’ÉNAM.
Règles d’application
Modalité générale :
- Dès son arrivée, tout nouveau membre du personnel ou personne participante doit être informé de la présente politique.
Renseignements contenus dans les dossiers :
- Tout nouveau membre du personnel ou personne participante est tenu de fournir ses coordonnées personnelles pertinentes à la tâche qu’il va effectuer ou au service qu’il va utiliser (ex : adresse, numéro de téléphone, date de naissance, problème de santé, NAS, etc.);
- Les renseignements personnels sont utilisés seulement pour des fins administratives et pour le bon fonctionnement des services;
- Les membres du personnel et les personnes participantes ont la responsabilité d’informer le plus rapidement possible la personne responsable du service concerné ou la direction de tous changements concernant leurs informations personnelles.
Entreposage des dossiers :
- Les dossiers personnels doivent être conservés dans un classeur verrouillé dont l’accès est restreint aux personnes autorisées;
- Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence.
Accès aux dossiers :
- En tout temps, sur demande verbale ou écrite, un membre du personnel ou une personne participante peut consulter son dossier;
- La personne responsable du service concerné, la direction et le conseil d’administration peuvent en tout temps consulter le dossier d’un membre du personnel ou d’une personne participantes;
- Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont confidentiels et ne sont pas accessibles aux membres.
Règles de conduite générales :
- Faire preuve de la plus grande discrétion au niveau de l’information touchant l’ÉNAM;
- Garder confidentielles les informations sur la vie privée des personnes participantes, sauf dans le cas où la sécurité ou celle d’une autre personne serait compromise;
- N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires. Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observés;
- Garder confidentielles les informations privées des membres de l’équipe de travail et du conseil d’administration;
- Faire preuve de discernement sur la divulgation des informations personnelles d’une personne participante, qui ne seraient pas utiles à son évolution auprès des membres de l’équipe de travail;
- S’abstenir de diffuser toute information obtenue dans l’exercice de ses fonctions sans l’autorisation de la personne concernée;
- Le conseil d’administration, la direction et les employés ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à l’ÉNAM, avec des personnes extérieures ou non concernées, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une intervention. Dans une telle situation, ils doivent :
- S’assurer de l’identité de la personne qui demande l’information si celle-ci n’est pas connue;
- Limiter les échanges d’informations au strict minimum.
- Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors des réunions. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
- S’ assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne sont pas entendues par d’autres personnes.
Pour les membres du conseil d’administration :
- Les membres du conseil d’administration ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à l’ÉNAM avec des personnes extérieures à l’organisation ou non concernée, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une intervention;
- Limiter les échanges d’informations sur les dossiers, les personnes ou les décisions lors des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif ou encore dans les bureaux de la direction à porte fermée. Éviter toute discussion en dehors de ce contexte;
- Les résolutions adoptées en réunion doivent rester confidentielles à l’ÉNAM lorsqu’une telle mention se retrouve au procès-verbal.
Application de la politique
La présente politique s’applique aux membres du conseil d’administration, à tous les membres du personnel, aux stagiaires et à toute personne participantes à l’ÉNAM.
Le contenu de la politique de confidentialité est lié au Code d’éthique de l’ÉNAM.